Ein Angebot zu schreiben dauert fünf Minuten. Das ist nicht das Problem.
Das Problem ist, dass es liegen bleibt, bis der Chef Zeit hat. Wie man das löst, ohne ein einziges System auszutauschen, was es kostet und woran man erkennt, ob die Zahlen im Entwurf stimmen.
Ein Industriebetrieb, fünf Mitarbeiter, Zulieferer für die Fertigungsindustrie. Anfragen kommen per Mail, auf Deutsch, Französisch und Englisch. Der Chef macht die Angebote selbst, und er ist schnell darin: Bestand nachsehen, Kalkulation in einer Excel mit fester Formel, Text schreiben, abschicken. Fünf Minuten.
Trotzdem ist die Angebotserstellung sein größter Engpass. Nicht wegen der fünf Minuten. Sondern weil diese fünf Minuten nur er hat, und weil er die Hälfte der Woche beim Kunden, im Audit oder auf Reisen ist.
Eine Anfrage, die Freitag um 17 Uhr reinkommt, wird Montag beantwortet. Wenn der Wettbewerber Freitag um 18 Uhr geantwortet hat, war das kein Zeitproblem, sondern ein verlorener Auftrag. Und niemand schreibt das je in eine Statistik, weil man Angebote zählt, die man abgegeben hat, nicht die, die man zu spät abgegeben hat.
Das ist der eigentliche Grund, warum sich ein Angebots-Assistent rechnet, und er hat nichts mit Zeitersparnis zu tun. Es geht darum, dass eine Anfrage innerhalb einer Stunde eine Antwort bekommt, auch wenn Sie gerade in einer Werkshalle stehen. Und dass sie in der Sprache zurückkommt, in der sie gestellt wurde.
Warum keine Software das löst
Es gibt gute Angebotssoftware. Sie scheitert bei den meisten kleinen Betrieben nicht an der Funktion, sondern an der Voraussetzung: Sie braucht saubere, strukturierte Daten. Genau die haben Sie nicht.
Bei dem Betrieb oben sieht es so aus, und ich vermute, bei Ihnen ähnlich:
- Das Bestandssystem stammt von 1996, läuft stabil, und wird noch etwa zwei Jahre gebraucht. Es kann genau eine Sache nach außen: ein PDF drucken.
- Die Kalkulation liegt in einer Excel mit einer Formel, die über Jahre gewachsen ist, und der Chef senkt den Preis gelegentlich von Hand, weil er den Kunden kennt.
- Anfragen kommen als Fließtext in Mails, in drei Sprachen, mal mit Zeichnung im Anhang, mal mit einer Teilenummer im Betreff.
Jedes Produkt am Markt sagt Ihnen an dieser Stelle: migrieren Sie erst. Das ist nicht falsch, es ist nur ein Projekt über ein Jahr, das Sie neben dem Tagesgeschäft nicht machen werden, und an dessen Ende Sie eine Software haben, die Ihre Marge nicht kennt.
Wir gehen den umgekehrten Weg. Es wird nichts migriert und nichts ersetzt. Ein Postfach ist die einzige Schnittstelle.
Woran Sie erkennen, ob die Zahlen stimmen
Hier trennt sich, ob jemand einen Assistenten gebaut hat oder einen Chatbot mit gutem Anschreiben. Ein Sprachmodell erfindet Zahlen, wenn man es lässt. Nicht aus Böswilligkeit, sondern weil in einem Angebot nun einmal eine Zahl steht und es die Aufgabe erfüllen will.
Wir haben das an unserem eigenen System gemessen, nicht bei einem Kunden: In der Anweisung stand wörtlich, es dürfe keine Zahlen erfinden. In vier von fünf Läufen hat es genau das trotzdem getan. Ein Verbot in der Anweisung ist keine Bremse, es ist eine Bitte.
Was stattdessen funktioniert, sind vier Dinge, die kein Sprachmodell sind:
Jede Zahl im Entwurf muss auf eine Zeile in Ihrer Preisliste oder auf den PDF-Auszug zeigen, den Sie mitgeschickt haben. Findet sich keine Quelle, bricht der Lauf ab und Sie bekommen eine Notiz statt eines Entwurfs. Lieber kein Angebot als ein falsches.
Immer EXW. Rabatt höchstens so weit. Gültigkeit dreißig Tage. Diese Sätze stehen in einer Datei, die Sie lesen und ändern können, nicht in einer Anweisung an eine KI, die bei jedem Modellwechsel neu ausgewürfelt wird.
Ist ein Preis drin? Eine Lieferzeit? Die richtige Sprache? Stimmen die Summen? Das prüft kein Modell, sondern eine Rechnung. Was durchfällt, wird Ihnen vorgelegt statt verschickt.
Der Entwurf liegt in Ihrem Postfach, mit dem Kunden im An-Feld und fertigem Text. Sie lesen ihn und schicken ihn ab. Das kostet Sie zwanzig Sekunden statt fünf Minuten, und zwar von überall.
Den ausführlichen Teil dazu, mit den Vorfällen, an denen wir das gelernt haben, und einem Auszug aus einer echten Regeldatei, haben wir hier aufgeschrieben.
Was Sie liefern müssen
Das fragen alle als Erstes, und fast niemand schreibt es hin. Für die erste Stufe brauchen wir von Ihnen:
- Zehn bis zwanzig alte Angebote, so wie sie rausgegangen sind. Daraus lernen wir Ihren Ton, Ihre Struktur und Ihre Standardsätze.
- Ihre Preisliste oder Kalkulationslogik, in der Form, in der sie existiert. Eine Excel reicht. Sie muss nicht schön sein.
- Eine Stunde Gespräch über Ihre Regeln: Lieferbedingungen, Rabattgrenzen, was Sie nie zusagen.
- Ein Postfach, das wir benutzen dürfen. Ihr IT-Dienstleister richtet es in zehn Minuten ein, und wir arbeiten gern direkt mit ihm zusammen.
Was Sie nicht liefern müssen: Zugang zu Ihrem Warenwirtschaftssystem, eine Cloud-Migration, saubere Stammdaten oder ein Projektteam.
Was es kostet
Die erste Stufe ist in drei bis vier Wochen live. Der Festpreis liegt bei den meisten Betrieben zwischen 6.000 und 9.000 Euro netto, abhängig davon, wie viele Sonderfälle Ihre Angebote kennen. Den Betrag legen wir vor dem Start gemeinsam fest, und er ändert sich danach nicht.
Für Unternehmen mit Sitz in Luxemburg ist die Rechnung eine andere. Das Programm SME Packages AI übernimmt 70 Prozent der förderfähigen Kosten bei einer Investition zwischen 3.000 und 25.000 Euro netto. Ein Projekt dieser Größe liegt mitten in diesem Fenster. Real bleiben damit etwa 1.800 bis 2.700 Euro bei Ihnen. Den Antrag stellen Sie selbst, wir liefern die Unterlagen, die dafür gebraucht werden.
Beträge sind Größenordnungen aus laufenden und kalkulierten Projekten, keine Zusagen. Die Förderkonditionen sind der Stand vom 21. August 2026, prüfen Sie sie vor einem Antrag auf guichet.lu nach.
Was das nicht ist
Kein CRM, kein neues System, keine Ablösung von irgendetwas. Der Assistent schreibt Entwürfe und mehr nicht. Er verschickt nichts, er ändert nichts in Ihren Systemen, und wenn Sie ihn morgen abschalten, arbeiten Sie weiter wie vorher, nur wieder langsamer.
Und er ist kein Ersatz für Ihr Urteil. Bei einem Kunden, den Sie seit fünfzehn Jahren kennen, wissen Sie, ob der Preis diesmal anders sein sollte. Das kann kein System, und es soll es auch nicht. Der Assistent nimmt Ihnen die Wiederholung ab, nicht die Entscheidung.
Wenn bei Ihnen gerade ein Angebot liegt, das seit Freitag wartet
Dann lohnt sich ein Gespräch. Wir schauen uns an, wie Anfragen bei Ihnen reinkommen, was am Angebot wirklich Zeit kostet und ob sich die erste Stufe für Sie rechnet. Wenn nicht, sagen wir das auch.
Der eingangs beschriebene Betrieb ist ein laufendes Projekt von uns, ohne Namen und ohne identifizierende Angaben wiedergegeben. Zahlen und Abläufe in diesem Artikel sind Größenordnungen aus der Praxis, keine Zusagen für Ihren Fall.